Je inbox puilt uit van de mails. En tijd heb je te kort. Zie je door de bomen het bos niet meer? Ben jij slachtoffer geworden van je eigen mailbox? Met deze tips is dat in de toekomst geen probleem meer.

Breng structuur in je mailbox

Mails krijg je sowieso binnen, daar kan je niets aan veranderen. Je kan wél structuur brengen in je mailbox. En structuur is belangrijk voor rust in je hoofd. Laat je gelezen mails niet zomaar in je inbox staan. Dan verlies je al heel snel het overzicht. Dus neem onmiddellijk een beslissing.

  • Deleten: Is de mail voor jou relevant? Sta je in cc of bcc? Of is de klus ondertussen geklaard? Hoef jij helemaal niets meer te doen? Verwijder de mail dan ook onmiddellijk: klaar is kees!
  • Doorsturen: Wat je niet zelf kan doen, geef je door. Weet iemand anders hier meer over? Stuur de mail dan naar hem door.
  • Doen: Kom je in de mail een concrete opdracht tegen? Kun je die onmiddellijk uitvoeren? Doe dat dan ook. Is het een project op lange termijn? Steek de mail dan in een mapje.

Beslis zelf wanneer je mails behandelt

We zijn er allemaal wel schuldig aan; tijdens een meeting op je smartphone je mails lezen. Je leest met een half hoofd en bent niet geconcentreerd. Neem hiervoor jouw voorzorgen:

  • Lees je mails op vaste tijdstippen en plan die in. Als je mailbox altijd open staat, verlies je snel je aandacht. Beter is om je mailbox maar een aantal keer per dag te bekijken. Als er iets hoogdringend tussen zit, zal de afzender jou wel bellen.
  • Zet je meldingen uit. Niets zo irritant als constant een geluidje dat er een mail binnen komt. Dat trekt weer de aandacht en slurpt je energie op. Schakel de meldingen uit en concentreer je op wat belangrijk is.

Ga met deze tips aan de slag en word weer helemaal zen!